電子郵件作為專業在線溝通的金字招牌，已成為商務往來的官方寵兒。盡管人們在工作中平均花費過半時光處理郵件，卻仍有許多“濫竽充數”。這篇文章將助您化身為郵件寫作高手，揮毫潑墨，撰寫出簡潔、優雅、易讀的郵件佳作。

我們將涵蓋:

如何有效而簡潔地寫郵件 專業訊息的格式及主要部分 寫電子郵件時要避免的錯誤 選擇專業電郵范例

你可以將得到如何寫專業文章的技巧電子郵件給業務伙伴、客戶、同事、投資者和其他利益相關者。

要想像專業人士一樣寫郵件，你需要設身處地地為收件人著想，并回答以下問題:

什么樣的問候是最好的? 什么郵件主題/標題最合適? 收件人是誰? 郵件的目的是什么? 行動的號召是什么? 它的基調和風格應該是什么? 主要焦點是什么? 什么樣的郵件結束語是最好的? 電子郵件的正確格式是什么?

讓我們逐一解決它們。

一.用正確的稱呼開始你的專業電子郵件

總是以問候開頭。最常見、最普遍的問候語也恰好是最好的。

寫一封專業郵件的最佳方法:

如果你對一群人講話，你可以使用:

嗨(所有人/團隊),

你好(所有人/團隊),

真的沒有必要把事情復雜化。如果你真的想把事情弄得更復雜一點，在這里找到更多關于電子郵件開場白的信息。

注意:盡管“嗨，伙計們”是群郵件中非常常見的開頭，但這句話可能不是你的最佳選擇。為什么?“伙計們”這個詞通常與男性聯系在一起。當對一群包括其他性別的人打招呼時，它可能會給一些人留下冒犯的印象。

如果你寫的是營銷郵件，規則就略有不同了。它們不那么正式，也不遵循常規的電子郵件結構。他們的設計和電子郵件模板通常需要比“真正的”電子郵件短得多的副本。當你向客戶群發郵件時，你不需要使用稱呼。

二.使用專業電子郵件的主題或標題

平均來說,人們會收到 每天126封電子郵件 ，當你的電子郵件送達收件人時，通常不得不與他們的收件箱中的許多其他郵件競爭。你的郵件主題必須說服他們打開郵件。

主題行要簡短，但要具有描述性和信息量。他們應該少于15個字。試著寫一些能說明郵件內容的內容。這樣客戶更容易打開你的郵件。

好的主題:

雙十一活動研討會

人力資源部會議的意見征集

星期一將有一位新同事加入我們

糟糕的主題:

我有個問題

重要的!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!1

在主題中濫用表情符號，往往招人反感。正式的電子郵件通常素面朝天，不設視覺元素或額外的圖標。此外，避免在主題欄中堆砌問候語——它們實屬畫蛇添足。然而，巧妙地在郵件主題中嵌入收件人的名字，卻能助你一臂之力，吸引他們的目光。

三.確定誰是你的受眾

這并非關乎用戶的某些獨特特質或人口統計因素，而是在于你與收信人的關系。他們是你的顧客、上司還是同事？最好保持中立的立場，始終禮貌尊重。了解一個人的程度至關重要，最安全的方法就是不越雷池一步。觀察對方的行為，然后讓你的交流更加輕松自如。

要做的事情:

想象一下，如果你遇到一個人，你會對他說什么——你的寫作應該保持同樣的語氣。

如果你的郵件是回復，你可以試著模仿原始郵件的語氣和風格(如果合適的話)。

確保使用正確的敬語和代詞。

要避免的事情:

笑話或諷刺可能會被誤解，所以無論你寫信給誰，最好都不要用。

任何你的收件人可能會覺得冒犯或傲慢的東西。

在一對一的溝通中，遵循電子郵件禮儀至關重要。若你與收信人有實際業務往來，務必謹慎行事。然而若你所撰寫的是營銷郵件，面向更廣泛的受眾，不妨大膽嘗試。營銷溝通往往更具冒險精神，人們不會將其視為針對個人的冒犯。

四. 弄清楚你寫郵件的目的

如果你想寫有效的電子郵件，你應該確定到底想要的效果是什么。你寫專業的電子郵件是為了完成一些事情。如果你的郵件沒有你想要達到的具體目標，那么你根本就不應該寫。

一旦你想到了一個相關的目的，就寫郵件。這是正確的。不要把目的和目標堆積起來。切勿將目的與目標堆積如山，郵件應有一個明確的目的，而非瑣碎小事。如果你需要處理幾件不相關的事情，可以多寫幾封郵件。

下面是一封目的明確的電子郵件:

你好，張三,

我很高興你決定幫助我們。

我附上了一些圖片和問題的文件。請留下你的評論，并讓我知道您何時準備一起解決它們。

謝謝你的幫助。

李四

不要寫你的假期計劃，個人生活，也不要說太多的客套話。你的郵件有越多不同的角度和干擾，它們的可讀性就越弱。如果你用大量的信息轟炸收件人，他們肯定只記得最不重要的部分。這是通信物理的第三定律。

五. 添加一個行動號召

至此，你應該知道每封郵件都應該有一個明確的目的。每封專業郵件中最重要的部分是號召行動。

瀏覽收件箱時，你會發現一個有趣的現象：大部分營銷郵件都有一個名為CTA的按鈕，上面寫著“閱讀更多”、“立即訂購”等字樣。

顯然，這些按鈕通常不會出現在個人或工作通信中。但下次你寫一封專業郵件時，試著想想這個想象中的按鈕會說什么。你應該試著寫電子郵件，明確地告訴收件人該怎么做。

最好在郵件的開頭和結尾兩次陳述你的行動呼吁。

有時你的收件人可能仍然會錯過你的號召。如果你的郵件沒有得到回應，試著寫一封后續的郵件。

六. 選擇合適的語氣和風格

通過“嚴肅”，你傳達出你所談論的事情是“嚴肅”的。一個略帶正式、冷峻的殺手給人留下的印象比一個快樂的人更好，不是嗎？就像如果你是一名律師，用“Best regards”來結束你的郵件似乎比“XOXO”更合適。

友愛是有時間和地點的，當你看到它的時候你就會意識到。在商業世界中，正式是標準，它有助于避免尷尬的情況。默認情況下，你應該盡量讓你的電子郵件職業化:

在這個繁華的世界中，人們常常誤認為，身著華貴西裝便是專業人士。同樣地，在電子郵件中保持“商務”的語氣也是一種方式。然而，這只是眾多因素中的一個。

在電子郵件中，我們應避免專橫的態度。當需要他人協助時，應以提問的方式表達。即使事情緊急，也無需使用過多的感嘆號來強調。

讓我們來看一個我們遇到一個新隊友的場景。我們想寫一封專業的電子郵件。

以下是一些好的例子:

很高興認識你！我希望我們有很多合作的機會。

嗨！我很高興我們團隊有你。

還有一些應該避免的事情:

OMG ! !我們能一起工作真是太棒了******。我們會成為最好的朋友!(太霸道，太粗魯)

我聽說過很多關于你的好話——讓我們看看是不是真的(太有挑戰性/表現出缺乏信任)

記得校對

在你點擊“發送”按鈕之前，仔細檢查是否有任何可能被誤解或被認為粗魯的片段。拼寫錯誤也是一樣。如果你連校對郵件的事都懶得做，那就是一種缺乏尊重的表現。你的郵件應該沒有錯誤。

七. 讓你的郵件正文集中而簡潔

在稱呼之后，你可以解釋你寫這封郵件的原因。它通常提供適當的上下文。背景故事不需要很詳細。

下面是一封完美的專業電子郵件的例子，它短小精悍:

嗨,張三,

昨天，我在看我們的季度報告時發現了一些不正常的地方。

10月下半月的數據似乎不見了。但總收入似乎仍然是正確的。

我們應該再算一次。我們可以在下午2點約個電話嗎?

祝好

李四

高級會計師|財務部

比較:

嗨,張三,

我們可以在下午2點約個電話嗎?

李四

現在，張三想:李四到底是誰?我想我一直把他和王五搞混了。天啊，我希望這和那個混亂的季度報告無關。我最好給小美發郵件問問。

這封郵件的第二個版本非常神秘。現在張三會問一些關于電話的問題。這將變成另一場職場電子郵件交流。最好是具體一點，同時提供所有必要的信息。

正如你所看到的，第一個例子的結構非常清晰，沒有不必要的部分。

在某些情況下，你可以開門見山，把介紹和要點結合起來。一封專業郵件的第一句話既可以說明你為什么要寫，也可以說明你的建議。

你好，張三先生。

我讀了一篇關于人工智能聊天機器人的文章，我認為我們應該在我們的在線商店中添加一個。它可以節省我們一些寶貴的時間。我們每天都在回答同樣的客戶問題。

你能看看這個聊天機器人平臺的列表，幫助我們選擇最好的一個嗎?

期待您的回信。

李四

客戶支持專員|售后服務部

把你的郵件分成幾個部分是非常重要的。人們的閱讀行為是基于f形模式的。如果有幾個較短的部分，而不是一個大的部分，他們更容易瀏覽和理解意思。

即使你的郵件只有幾句話，最好還是把它分成幾句。當你描述多個問題時，你還應該加上數字。

八. 使用簽名并添加簽名

結束一封專業郵件的方式要比開始一封郵件的方式多得多。

有些流行的落款在通信世界之外是看不到的。“Yours ”(英國語)和“ Yours”(美國語)是比較正式的結語。

你可以很有創意地寫任何東西，只要你覺得它像是一個結束語。然而，你應該考慮堅持經典。其中一些郵箱簽名在提高用戶粘性方面有著良好的記錄。

1、 如何結束一封專業郵件

最流行的專業電子郵件結束語是:

的一項研究表明，“謝謝”結尾是最好的。在請求幫忙的郵件中，使用“提前感謝”一詞的回復率高出38%。

這個技巧頗具操縱之嫌，帶有被動攻擊的成分。許多收信人對此感到頗為惱火。“提前謝謝你”的表達方式，或許被誤解為一種偽裝的要求，而非真誠的感激之情。

不過，說“謝謝”是贏得別人好感的好方法。你不必把它限制在你的簽名行。比較一下這兩個來自一項著名研究的電子郵件例子:

示例1

親愛的[名字],

我只是想讓你知道我收到了你對我求職信的反饋。

我想知道你是否可以幫我準備第二封求職信，并給我一些反饋。附上求職信。你能在接下來的3天里給我發一些評論嗎?

示例2

親愛的[名字],

我只是想讓你知道我收到了你對我求職信的反饋。非常感謝!我真的很感激。

我想知道你是否可以幫我準備第二封求職信，并給我一些反饋。附上求職信。你能在接下來的3天里給我發一些評論嗎?

;網站域名解析錯誤的解決辦法分析.txt

只要搞過網站運營的站長都或多或少收到過域名解析錯誤的困擾，特別是那些選擇一些知名度不高的域名供應商，很容易會出現域名解析錯誤的現象，導致網站的優化和正常的運營受到不良的影響。域名解析錯誤產生的原因是多方面的，比如由于空間因素導致的域名難以解析，域名供應商的服務器故障引起的域名解析錯誤，還有因為網站設置錯誤也會導致域名解析失敗，除此之外還有網站受到病毒攻擊，也會導致域名難以解析的問題。由此可見域名解析錯誤對于很多個人網站來說，還是比較容易出現的，所以解決域名解析故障問題就顯得極為關鍵，下面就來具體分析解決這個問題的方法措施。第一，分析網站是否域名設置錯誤。由于目前域名解析服務很多都是由域名供應商來設置，當然也有的用戶在網站運營期間需要更改一些選項，導致網站域名解析出現故障。如果網站打不開，那么就需要通過軟件進行分析，發現是域名解析問題后，就可以登錄域名供應商提供的相應后臺，選擇相應的選項，填寫相關參數，而且通常情況下如果自己不會解析其實也很簡單，就是要求供應商的客服人員進行解析就行。第二，分析網站空間是否存在問題。如果登陸域名供應商后臺發現域名解析有關的A記錄，MX優先級以及主機記錄指向都沒有問題，而且域名也進行了備案，此時如果網站依然打不開，并且顯示域名解析錯誤，事實上并不是域名解析的問題，而是由于網站空間出現的問題，也就是網站空間不能夠連接到互聯網上，相應的域名和虛擬空間的IP地址不能夠實現一一對應的關系，從錯誤的表現形式上來看，也會顯示域名解析錯誤。

所以此時需要分析網站空間的質量，如果網站空間不穩定，那么就需要及時的更換，或者要求IDC供應商盡快改善。第三，分析是否域名供應商存在問題。現在我們注冊域名都需要通過域名注冊商進行注冊，這些注冊商通常都會有自身的服務器來負責域名解析。而且這個域名服務器一般都是雙機熱備份服務器，并且保持24小時正常運行，但是一旦出現服務器宕機或者域名A記錄以及主機記錄等信息更改，只有等待服務器重新啟動，或者服務器會自帶有域名信息刷新功能，一般在一個小時到兩個小時之間會進行刷新，更新域名記錄表，從而讓修改的域名或者損壞的域名解析得以恢復。第四，檢查網站空間是否存在病毒，導致對域名解析的干擾。DNS劫持是造成目前域名解析錯誤的關鍵要素。域名劫持一方面是在服務器端，另一方面是在客戶端，對于站長朋友們來說，就需要解決服務器端的病毒侵害問題。也就是網站空間所在服務器的域名受到了劫持病毒木馬的侵襲，導致了網站空間難以正確被正確解析。所以此時要加大對服務器空間的病毒查殺力度，提升網站服務器空間的安全性，只有這樣才能夠有效解決域名解析的問題。總而言之，網站域名解析問題是目前非常常見的一種網站故障，如果得不到及時的解決，不僅僅會影響到用戶的使用，同時還會造成百度對網站產生垃圾的看法，最終將這些網站歸類為垃圾網站，那么這樣的網站想要提升排名就變得極為困難，從而降低網站的優化效果。本文來源于dj舞曲djye/，轉載請保留作者鏈接，謝謝。來源：山東金銀花.xpzjyh